Hyra ut kontor via 10 enkla steg

Om du som fastighetsbolag, privat hyresvärd eller företag ska hyra ut kontor, är det viktigt att du arbetar mycket strukturerat och tar hänsyn till en rad faktorer. Du bör undvika att hamna i en situation där du inte kan få dina kontorslokaler uthyrda och där du därmed mister pengar på förlorad hyresintäkt.

Om du istället vill hyra kontor kan du ta hjälp av denna guide: Att hyra kontor - de 8 viktigaste stegen.

1: Starta uthyrningsprocessen snabbt

Så snart din nuvarande hyresgäst säger upp sitt kontor, har du som hyresvärd oftast minst 3 månader på dig att hitta en ny hyresgäst. Detta kan dock variera från kontrakt till kontrakt. Därför är det viktigt att du som det första granskar ditt hyresavtal, så du är säker på hur mycket tid du har innan du inte längre får hyresintäkt för dina kontorslokaler.

Att hyra ut kontor går inte nödvändigtvis snabbt. När du får en uppsägning bör du därför agera genom att snabbt göra en annons för kontoret du vill hyra ut. Men det är också viktigt att du inte stressar och hyr ut kontoret till den första bästa möjliga hyresgästen. Du bör sätta dig väl in i marknaden, så du vet vilken typ av hyresgäst du bör söka och vilket pris du kan förvänta dig för dina kontorslokaler. Målet är att du hittar en hyresgäst som kan hyra ditt kontor i många år.

Många hyresärdar väntar alltför länge med att starta uthyrningsprocessen. Det kostar dem mycket pengar eftersom man till slut har lediga kontorslokaler som man inte får månadshyra för. Kontor hyrs ut varje dag, så med rätt inställning blir det enkelt och snabbt att hyra ut ditt kontor.

2: Beskriv ditt kontor

Beskriv ditt kontor som är kommer att bli ledigt. Vilken är storleken på kontorslokalerna, vad ska hyran vara, i vilket skick är de, hur mycket begär du i deposition osv. Gör beskrivningen positiv. Om du t.ex. har ett litet kontor, framställ det positivt. Många mindre företag letar just efter små kontor, som de vet att de kan fylla helt med sitt arbete och utrustning.

Det är också viktigt att du beskriver vilka användningar ditt kontor kan ha. Får det t.ex. också användas för möten – t.ex. konferenser, seminarier, workshops osv. Fundera även över vilka tjänster och faciliteter du kan erbjuda. Finns det mötesrum, kafeteria, parkering eller annat som kan vara intressant för hyresgästerna? Om du kan erbjuda något som företagen inte kan hitta någon annanstans, är det en fördel.

Det är också viktigt att du går igenom kontorslokalen och ser till att den ser attraktiv och inbjudande ut. Kom ihåg att hyresgästerna helst hyr ett kontor som är väl underhållet och inbjudande. Du bör också vara medveten om marknadsstandarden, så att du inte sätter ett felaktigt pris. På Verksamhetslokaler.se kan du alltid se vad liknande kontorslokaler kostar. Se t.ex. lediga kontorslokaler i Sverige, lediga kontorslokaler i Stockholm, lediga kontorslokaler i Göteborg, lediga kontorslokaler i Malmö, hyra kontor i hela Sverige, hyra kontor i Stockholm, hyra kontor i Göteborg, hyra kontor i Malmö osv.

3: Identifiera din målgrupp av hyresgäster

När du har analyserat och beskrivit ditt kontor och dess fördelar, kan du börja fundera på vilken typ av företag som passar bäst för lokalerna.

Som hyresvärd tjänar du dina pengar genom långvariga uthyrningar. Det är mycket dyrt att ha hyresgäster för en kort tid. Ju bättre du är på att skapa en profil av din ideala hyresgäst, desto större chans är det att du hittar den rätta hyresgästen som stannar och betalar regelbunden hyra i många år.

Förutsättningen för att tjäna mycket pengar som hyresvärd är faktiskt att man har en hyresgäst under många år. Det innebär att man både måste hitta den helt rätta hyresgästen, som är ett företag som både passar för lokalerna och som är framgångsrikt. Den ideala hyresgästen bör bara ge dig en regelbunden hyra som kontinuerligt kommer in utan problem, helst i minst 5 år – men gärna mycket längre.

4: Skapa ett prospekt för ditt kontor

Nu är du redo att skapa ett prospekt för ditt kontor som ska hyras ut. Syftet med prospektet är att ge en överblick över kontoret, med tanke på vilka hyresgäster du vill ha i kontorslokalen. Prospektet bör bland annat innehålla information om yta, läge, typ, pris, årliga kostnader och andra detaljer. Helst bör presentationen även innehålla en detaljerad beskrivning av kontoret samt bilder.

5: Överväg att använda en fastighetsmäklare

De flesta fastighetsbolag och privata hyresvärdar sköter själva uthyrningen av sina kontorslokaler, eftersom uthyrningsprocessen i verkligheten är en relativt enkel och rättfram uppgift. Men det finns möjlighet att använda en fastighetsmäklare specialiserad på att hyra ut kontor.

Fastighetsmäklaren kan hjälpa dig med:

• De skapar ett prospekt och värdering
• De hittar potentiella hyresgäster
• De skapar ett hyresavtal
• De hanterar all kontakt med hyresgästen och ger råd om den bästa hyresgästen
• De ser till att kontorsutrymmet blir uthyrt

Det kan vara fördelaktigt att använda en fastighetsmäklare eftersom de kan ha ett större nätverk och därmed kan hitta fler potentiella hyresgäster. De hanterar också all kontakt med hyresgästerna och visar kontorsutrymmet. En fastighetsmäklare tar ett mäklararvode som varier mellan mäklarna.

6: Marknadsför dina kontorslokaler

Nu är du redo att börja marknadsföra dina kontorslokaler. Här är den uppenbara processen:

Annonsera dina lediga kontorslokaler på Verksamhetslokaler.se

Det är viktigt att du skapar en bra annons som beskriver dina lediga kontorslokaler och dina kontaktuppgifter klart och tydligt. Kom ihåg att ta bra bilder av dina kontor så att hyresgästerna kan se vad de hyr. Du bör sedan publicera din annons direkt på Verksamhetslokaler.se, som är en av Sveriges största portaler och sökmotorer för lediga kontor. Verksamhetslokaler.se används av många företag som vill hyra kontor. Genom att annonsera ditt lediga kontor på Verksamhetslokaler.se exponerar du kontorslokalerna för en stor del av de företag som vill hyra kontor vid en given tidpunkt.

Kontakta företag som vill hyra kontor

Du kan också ta direktkontakt med företag som vill hyra kontor. Många av dessa företag beskriver nämligen sina önskemål på Verksamhetslokaler.se. Du kan söka direkt i databasen med hyresgäster och ta direktkontakt med de företag som letar efter kontor som liknar dina kontorslokaler och bjuda in dem till en visning.

Använd ditt nätverk för att hitta en hyresgäst till ditt kontor

Många företag hittar sina nya kontor genom nätverk och personliga kontakter. Så om du känner någon som letar efter nytt kontor, ta kontakt med dem och berätta om dina lediga kontorslokaler. Kanske kan ni komma överens om en överenskommelse.

Använd sociala medier

Sociala medier är ett uppenbart sätt att nå många potentiella hyresgäster på en gång. Lägg upp en annons på Facebook eller andra sociala medier så att fler kan se ditt kontor. Verksamhetslokaler.se har skapat och driver ett antal grupper för uthyrning av lokaler på Facebook som du kan gå med i gratis. Här kan du genom att posta dina lediga kontorslokaler exponera dem gratis för tusentals hyresgäster.

7: Visa dina lediga kontorslokaler

Nu börjar det förhoppningsvis strömma in med intresserade hyresgäster till dina kontorslokaler. Varje gång du visar dina kontorslokaler, se till att ha en mental lista med frågor, så att du kan avgöra om de hyresgäster som får se kontoret även är rätt match för dina kontorslokaler. Kom ihåg att ge hyresgästerna tid att titta runt och ställa frågor. Kom även ihåg att vara öppen när det gäller prisförhandlingar och med avseende på de potentiella hyresgästernas önskemål gällande inredning, villkor osv.

8: Kontrollera hyresgästen

I det ögonblick du har hittat en hyresgäst som du gärna vill hyra ut kontoret till, är det viktigt att du kollar upp hyresgästen. Det viktigaste är att du undersöker hyresgästens ekonomiska situation. Du kan enkelt dra hyresgästens bokslut via offentliga databaser. Du kan även kontrollera hyresgästens relation till sina kunder via till exempel recensioner online. Det är också viktigt att du förlitar dig på din magkänsla. Det kan nämligen bli  dyrt att hyra ut kontor till fel hyresgäst.

9: Underteckna hyreskontraktet

När du har kollat upp hyresgästen och är säker på att allt är i sin ordning är det dags att underteckna hyreskontraktet. Kom ihåg att få hyreskontraktet granskat av en advokat så att du är säker på att allt står rätt till. Hyreskontraktet bör bland annat innehålla information om hyran, deposition, bindningstid, användningsområden, förväntade kostnader, underhåll och regler kring andrahansuthyrning. Det rekommenderas inte att att ladda ner ett kontraktsformulär från nätet. Du bör alltid ha en juridisk expert att granska hyreskontraktet.

10: Upprätthåll kontakt med hyresgästen

Även om du har undertecknat ett hyreskontrakt med en hyresgäst för din kontorslokal innebär det inte att du inte längre behöver hålla koll på dina kontorslokaler. Du bör fortfarande se till hur de underhålls, om det sker skador, och om hyresgästen överhuvudtaget behandlar din fastighet ordentligt och rättvist. Det är också viktigt att hålla god kontakt med din hyresgäst så att du säkerställer att denne fortsätter att vara nöjd och därmed förblir en hyresgäst under lång tid – och att du därmed får en stadig hyresinkomst under lång tid.